Argomenti trattati in questo capitolo:
- Gestione Fattura Elettronica
- Come creare un file XML
- Registrazione del Cliente in Fatturazione
- Come aggiungere i propri dati di fatturazione
1. Gestione fattura elettronica
In Etos le fatture elettroniche vengono gestite dal →”Menù Cassa”, →“Fattura Elettronica” (Fig. 1).
Per potere gestire le fatture elettroniche bisogna prima emettere la fattura di vendita come tipo di documento, dalla maschera Cassa. La fattura di vendita va emessa verso clienti registrati come clienti in fatturazione (Fig. 2).
Dal 2020, in alcuni casi, è obbligatorio inviare le fatture ai clienti in formato elettronico, poiché la stampa cartacea della fattura di vendita non ha valore fiscale ed è considerata solo una copia di cortesia, perché la fattura deve essere comunicata all’Agenzia delle Entrate. Gli utenti di Etos che fungono da mittenti delle fatture elettroniche possono gestire la fatturazione elettronica, anche indipendentemente da Etos, direttamente dal proprio account sul sito dell’Agenzia delle Entrate. Tuttavia, in tal caso, sarà necessario compilare manualmente i dati delle fatture, una per una. In alternativa, è possibile gestire la fatturazione elettronica attraverso un servizio di gestione delle fatture elettroniche.
Noi, ad esempio, per Etos, siamo associati a →”My Fattura”, che fornisce un servizio di gestione fatture elettroniche chiamato →”MY DATA CLOUD”, dove l’utente di Etos si registra inserendo i suoi dati per creare un account, e poi grazie a questo servizio potrà gestire le fatture tramite file XML. Questo stesso servizio di gestione fatture fornisce un Codice SDI, che a sua volta l’utente di Etos utilizzerà con i suoi fornitori in qualità di cliente. Per chi non possiede un servizio di gestione fatture, il Cod. SDI può anche essere fornito dall’Agenzia delle Entrate stessa.
N.B. Da Etos non viene fatto nessun tipo di invio automatico all’Agenzia delle Entrate, il sistema si limita a preparare il file XML, che viene salvato in: Disco locale (C:) > ETOS > Cartella XML (da questa cartella, i file possono essere spostati dove si preferisce).
2. Come creare un file XML
Dopo avere emesso le fatture di vendita dalla maschera di cassa, per creare un file XML, andare nel →”Menù Cassa”, →“Fattura Elettronica”, selezionare la fattura e cliccare sul tasto →”Crea File XML”.
Nella maschera del menù →“Fattura Elettronica” possiamo scegliere di visualizzare tutte le fatture emesse, oppure cliccando sul flag →”Solo XML non Creati” visualizzeremo solo le fatture per le quali non sono ancora stati creati i file XML. Vedere Fig. 3 riquadro A e B.
Il file XML viene creato con un numero progressivo, questo numero progressivo non corrisponde mai al numero della fattura e non può essere modificato. Ma da Etos, come vediamo in Fig. 3 riquadro A, possiamo facilmente vedere che:
- il file XML _00001 corrisponde alla fattura 4
- il file XML _00002 corrisponde alla fattura 5
- il file XML _00003 corrisponde alla fattura 6
Se invece, in un secondo momento, dopo avere salvato il file XML, non abbiamo accesso ad Etos ma vogliamo sapere a quale fattura corrisponde il file, sempre da Disco locale (C:) > ETOS > Cartella XML, cliccando sul file stesso col tasto destro e aprendolo con >Blocco Note, oppure con un qualsiasi programma di testo, comparirà la struttura del file dove possiamo trovare il →”Il Numero Fattura” (Fig. 4).
3. Registrazione del Cliente in Fatturazione
Tramite il servizio di gestione delle fattura elettronica (che sia il nostro associato o altri esterni) si dovrà acquisire il file XML con importazione del file stesso. Successivamente dall’account del servizio di gestione fatture elettroniche il file verrà inviato all’Agenzia delle Entrate, che lo prende in carico e tramite Cod. SDI o PEC ed invierà la fattura elettronica al cliente finale. Per fare ciò, anche il cliente finale dovrà avere il suo servizio di gestione per le fatture elettroniche oppure l’account sul sito dell’Agenzia delle Entrate stessa.
Per creare il file XML su Etos, il cliente deve essere registrato come:
→ Azienda: inserire P.IVA + Cod. SDI o PEC
→ Privato: inserire codice fiscale + PEC
Importante! In entrambi i casi, che siano aziende o privati, i clienti vanno registrati come → “Cliente Fatturazione”, necessariamente attivando il flag →“Cliente B2B”, altrimenti il sistema non creerà il file XML (vedere Fig. 5).
Attenzione!! Anche se i clienti non hanno ne P.IVA ne Cod. SDI, il sistema farà comunque salvare l’anagrafica, inserendo automaticamente nei campi relativi: 11 volte → 9 nella P.IVA e 7 volte → 0 nel Cod. SDI. Se però i clienti non hanno ne il Cod. SDI ne la PEC, successivamente l’Agenzia delle Entrate non riuscirà ad inviare la fattura elettronica.
Infine, l’utente Etos, sul suo servizio di gestione fatture, dovrà monitorare lo stato delle fatture. Perché se l’Agenzia delle Entrate non riuscirà a consegnare la fattura al cliente, aggiornerà lo stato della fattura, ad esempio come: “mancata consegna”, “scartata”, ecc. Ogni stato corrisponde ad una motivazione specifica come Cod.SDI o PEC errati/mancanti ecc.
In questi casi per aggiungere/modificare i dati mancanti o errati nella fattura relativa al cliente in questione, bisogna tornare su Etos e riaprire la fattura dal →”Menù Cassa”, →”Revisione Vendite”, cliccare sul tasto →”Registra” per registrare nuovamente il documento affinché compaia il messaggio:
→”Per il documento esiste già il file XML “IT0438342045_00001”, vuoi mantenere il file XML? Scegliere →”NO” per annullare il file esistente (Fig. 6).
In questo modo, il file verrà annullato e bisognerà ricrearlo come già visto precedentemente. Così, il nuovo file sarà ricreato con i nuovi parametri modificati.
N.B. Ogni volta che ricreiamo il file XML, pur ricreandolo per la stessa fattura, sarà generato con un nuovo numero di riferimento. Ovvero se prima il file XML era → IT0438342045_00001 dopo sarà ricreato come →IT0438342045_00002, ciò avviene perché la numerazione dei file XML è progressiva e non può essere modificata. Ad ogni modo, essendo la numerazione del file a sé stante, non c’è necessita che sia né modificata, né che sia uguale al numero di fattura, in quanto il numero di fattura relativo viene riportato all’interno del file stesso come in Fig. 6.
Attenzione!! I file XML una volta creati anche se successivamente vengono annullati, rimangono comunque nella cartella → Disco locale (C:) > ETOS > Cartella XML, perché una volta creati il sistema non ne prevede l’eliminazione automatica. Quindi, di fatto, quando annulliamo un File XML il sistema, sta eliminando l’associazione tra il file creato e la fattura relativa, ma non elimina il file XML stesso. L’eliminazione va fa fatta manualmente dall’utente, che lo eliminerà dalla cartella in cui il file è stato salvato.
4. Come aggiungere i propri dati di fatturazione
Dal →”Menù Cassa”, →“Fattura Elettronica”, in basso sulla sinistra, cliccando sul pulsante →”+ Dati Aggiuntivi”, si possono aggiungere i propri dati di fatturazione che devono corrispondere a quelli inseriti nell’account del proprio servizio di gestione fatture elettroniche e a quelli registrati all’Agenzia delle Entrate (Fig. 7).